I ett lager- eller grossistföretag skapas värde i den dagliga processen mellan “vara in” och “faktura ut”. Det är här marginalerna byggs, men också här de kan gå förlorade. Trots det är detta ofta en blind fläck i små och medelstora företag.
Lagret vet vilka varor som plockats, försäljningsavdelningen vet vad som har sålts och ekonomiavdelningen vet vilka fakturor som skickats. Men ingen har den fullständiga bilden i realtid. Informationen finns där, men den finns inte samlad på samma ställe och vid samma tidpunkt.
Konsekvensen blir att viktiga beslut ofta fattas baserat på gårdagens siffror, förra månadens rapporter eller ibland till och med förra kvartalets resultat.
När verkligheten och siffrorna inte stämmer överens
Problemet blir tydligt i vardagen: du säljer en vara och lagret registrerar att den har plockats, men ekonomisystemet får inte besked förrän fakturan skickas, ibland flera dagar senare. Under den perioden kan flera situationer uppstå som påverkar både lagerhantering och lönsamhet: Lagersaldot i bokföringen stämmer inte med verkligheten, du riskerar att sälja varor som inte finns i lager eller beställa varor som redan finns i tillräcklig mängd, och marginalen du trodde fanns kan visa sig vara fel eftersom kostnaderna inte är uppdaterade.
Detta handlar inte om bristande kompetens hos personalen, utan om system som inte kommunicerar med varandra på ett effektivt sätt.
Ett exempel från verkligheten
Ett produktionsbolag med cirka 40 anställda hade lagerstyrning i ett system, produktionen i Excel och bokföringen i ett tredje system. Kostnadskalkyler gjordes endast en gång i månaden av redovisningsansvarig.
Efter tre månader visade det sig att två av huvudprodukterna såldes till priser som låg under den faktiska kostnaden. Råvaruförbrukningen låg 7–10 % högre än kalkylen hade förutsatt, men detta blev inte synligt förrän perioden stängdes.
Omsättningen ökade – men resultatet gjorde det inte.
Detta är inte ett litet problem. Det är ett systemfel. När produktionsprocesser inte är integrerade i en gemensam modell blir kostnaderna förvrängda. Material, arbetsmoment och övriga utgifter konsolideras inte, och den verkliga lönsamheten förblir okänd.
Scandtap, som tillverkar premiumblandare i rostfritt stål, stötte på just detta under sin snabba tillväxt. COO Tobias Höglind beskriver situationen före förändringen:
«Det mesta hanterades i Excel, och kundkorten var skapade som slides i PowerPoint. Det var varken praktiskt eller sökbart. Även lagret hanterades i en Excelfil, där vi räknade in- och utgående varje månad. Det var mycket svårt att beräkna behov, och det befintliga systemet kunde inte hantera inköp överhuvudtaget.
Nu har vi istället stenkoll på lagret. Vi får informationen direkt, inklusive korrekt prisinformation till kunderna. Färre fel har lett till färre krediteringar och nöjdare kunder. Vi har rätt verktyg för att veta att vi har rätt saker i rätt tid, och kan få den statistik vi behöver för att ta bra beslut. Jag är glad att vi inte sitter i vårt gamla system nu när vi drar igång i Europa.»
Efter implementeringen av Visma Net kunde Scandtap automatisera sina processer, få full kontroll över lager och ekonomi och frigöra tid som tidigare gick åt till manuella rutiner. Tack vare tillgången till realtidsdata kunde företaget snabbt se exakt vad som fanns på lager, vilka ordrar som var på väg och hur kostnader och intäkter utvecklades. Detta gjorde det möjligt att växa effektivt utan att behöva öka personalstyrkan, samtidigt som de får pålitlig och aktuell information som stöd för att fatta bättre beslut.
Konstant manuell avstämning
Känner du igen mönstret; Bokföringen stäms av mot lagret, lagret mot produktionen och produktionen mot inköp. Och till sist stämmer chefen av alla siffror igen.
När olika siffror säger olika saker blir besluten svåra att fatta. Det finns ingen klar bild av hur mycket råvaror som finns tillgängliga, vad som är under produktion, när varorna blir färdiga eller vilka delar av verksamheten som faktiskt genererar vinst.
Resultatet är att företaget har en fungerande bokföring men saknar verklig styrbarhet över verksamheten.
Lösningen: En gemensam datakälla
Företag som har full kontroll över både ekonomi och logistik delar ofta samma sak: de använder en och samma datakälla. Det betyder att när en vara tas emot uppdateras både lagervärdet och bokföringen samtidigt, när en order faktureras syns det automatiskt i både försäljningsrapporten och huvudboken, samt när varor flyttas mellan lager följer kostnaden med.
Fördelarna blir tydliga:
- Realtidskontroll på lagerstatus, kundreskontra och lönsamhet.
- Färre manuella avstämningar och färre fel.
- Snabbare och bättre beslutsunderlag.
- Möjlighet att agera medan det fortfarande finns tid att påverka situationen.
För Foodpartner blev övergången till ett gemensamt system en gamechanger:
”Nu stämmer alltid saldo, och både mottag och plock blir korrekt utförda. Det skapar trygghet och lugn i hela organisationen.”
- Sokrates Kalenderidis, grundare, Foodpartner
Tufte Wear, som fyrdubblade sin omsättning med hjälp av Visma Net, använder realtidsrapporter aktivt varje dag. Ekonomichef Astrid Volldal har skapat sin favoritrapport:
”Vi kallar den ’Tillgänglig för leverans’. Jag ser inte bara vad som finns på lager, utan även vem som har försäljningsordrar, vem som ansvarar för inköp, vad som ska skickas nu och vad som finns tillgängligt framåt. Allt uppdateras även när nya order läggs.”
- Astrid Volldal, ekonomichef, Tufte Wear
Resultatet innebär bättre resursutnyttjande och högre försäljning:
”Istället för att tänka ’nej, den är redan såld’ kan vi ibland sälja dubbelt så mycket!”
- Astrid Volldal, ekonomichef, Tufte Wear
Ekonomi och logistik i ett
I Visma Net är logistiken helt integrerad med bokföringen. Det är inte två separata moduler kopplade med integrationer, det är en enda sammanhållen lösning
Det innebär konkret:
- Alltid uppdaterat lagersaldo och varuvärden
- Automatiskt genererade orderbekräftelser och fakturor
- Stöd för batchhantering, serienummer och hållbarhet
- Kostnadsuppdatering som inkluderar frakt, tull och andra avgifte
- Rapporter med drill-down hela vägen ner till verifikation, helt utan Excel
- Anpassade dashboards baserade på realtidsdata. Du ser vad som händer samtidigt som det händer, inte först tre månader senare.
För företag där marginalen är skillnaden mellan tillväxt och stillastående är realtidsöversikt inte ett ”nice to have”. Det är helt avgörande.
{{cta-2}}
