I början är upplägget logiskt. Bokföringen ligger i ett system, lagerhanteringen i ett annat, och kanske finns det också en Excel-fil för priser, leverantörer eller orderhistorik. Det är enkelt att förstå, relativt billigt att sätta upp och fungerar bra så länge verksamheten är liten. När volymerna fortfarande är mindre, räcker det ofta med att en eller två personer har överblick. När något inte stämmer går det dessutom att rätta till manuellt. Det tar lite extra tid, men det upplevs sällan som ett problem.
Utmaningarna börjar först när företaget växer.
När systemen inte längre hänger med i tillväxten uppstår ineffektiviteter som direkt drabbar er lönsamhet. För många handelsföretag visar sig detta som ett växande behov av manuellt arbete som bromsar upp hela verksamheten. Det är ett naturligt steg i en tillväxtresa, men det är också tecknet på att det är dags att lämna gamla arbetssätt bakom sig för att säkra nästa nivå av lönsam expansion.
Non-stop dogwear, som tillverkar hundutrustning, har stått inför samma utmaning. I uppstartsfasen hanterades många processer manuellt, till exempel med Excel-ark, tulldokument och system som inte var integrerade med varandra. Det fungerade så länge verksamheten var mindre, men blev snabbt en bromskloss i takt med att ambitionerna ökade.
”Tidigare arbetade vi bland annat i Excel och lade mycket tid på tulldokument. Skillnaden mellan då och nu är enorm.”
— Bjørn Andreas Bakke, Head of Logistics, Non-stop dogwear
I dag finns företaget i 105 länder och har i över fem år varit ett av Europas snabbast växande bolag enligt Financial Times. Den utvecklingen hade inte varit möjlig utan att samla processerna i ett gemensamt system.
Från fungerande system till strategiska flaskhalsar
När lager och ekonomi hanteras i separata system uppstår det nästan alltid friktion, även om det inte märks direkt. Det handlar sällan om stora, uppenbara fel, utan snarare om mindre avvikelser som gradvis byggs upp över tid.
Lagernivåerna i det ena systemet stämmer inte helt med bokföringen i det andra, ordrar registreras på flera ställen och rapporter behöver ofta sammanställas manuellt, inte sällan i Excel. Det innebär att en uppgift som borde ta ett par minuter i stället kan ta timmar.
Samtidigt ökar beroendet av enskilda personer som förstår hur systemen hänger ihop i praktiken, vilket gör organisationen sårbar.
För matgrossisten Foodpartner var detta en konkret utmaning. I deras tidigare system låg felmarginalen i plock och varumottagning ofta på mellan 15 och 20 procent varje vecka, vilket både skapade frustration och tog resurser från mer värdeskapande arbete.
”I det gamla systemet var felmarginalen ofta 15–20 procent i veckan, vilket tog mycket tid. Nu är vi nere på 1 procent felplock.”
- Sokrates Kalenderidis, grundare, Foodpartner
Problemet uppstår sällan över en natt. Istället smyger det sig på och växer i takt med att företaget utvecklas. Ju mer verksamheten växer, desto tydligare blir de konsekvenser som tidigare var små och lätta att hantera. Samtidigt visar en färsk undersökning att nästan hälften av företag med en omsättning över 100 miljoner spenderar oproportionerligt mycket tid på rapportering, ofta för att informationen ligger utspridd på flera system som inte är integrerade med varandra.
Vad kostar dubbelarbetet?
När systemen inte delar information uppstår kostnader på flera nivåer, även om de inte alltid syns direkt.
Tid: Medarbetare behöver manuellt föra över data mellan system, registrera samma information flera gånger och rätta fel i efterhand. Rapporter visar att var tredje person lägger mer än sex timmar i veckan på arbete som i grunden hade kunnat automatiseras.
Fel: Lagersaldon som inte speglar verkligheten, ordrar som försvinner mellan system och fakturor som måste korrigeras i efterhand är vanliga konsekvenser. Varje avvikelse påverkar både effektiviteten och kundupplevelsen.
Risk: När kunskap om systemen finns hos enskilda personer blir verksamheten sårbar. Om medarbetaren som “har koll” är borta riskerar processer att stanna upp.
Begränsad tillväxt: Om administrationen växer i samma takt som affären äter den successivt upp marginalerna, vilket gör det svårare att skala verksamheten på ett lönsamt sätt.
Checklista: Har du vuxit ur ditt system?
Det som nyss var smidiga processer har plötsligt blivit till manuella omvägar och tidskrävande dubbelarbete. När verksamheten växer, ordervolymerna ökar och sortimentet blir bredare räcker det inte längre med system som ”bara fungerar” – de måste också kunna skala med er. Dessa är några frågor att utgå ifrån för att bedöma om era nuvarande system har gått från att vara en möjliggörare till att bli en bromskloss för er lönsamhet:
☐ Behöver samma data registreras i flera system för att en order ska bli en faktura?
☐ Tar avstämningar mellan lager och bokföring mer än en timme i månaden?
☐ Stämmer lagersaldot i systemet inte alltid med verkligheten?
☐ Kräver rapporter till ledningen export till Excel och manuell bearbetning?
☐ Stannar arbetet upp när vissa medarbetare är sjuka, bortresta eller slutar?
☐ Lägger teamet mer tid på att leta information än att använda den?
☐ Är du osäker på om systemet klarar en trefaldig volymökning utan att administrationen tredubblas?
Svarar du ja på tre eller fler frågor? Det är en tydlig indikation på att nuvarande system skapar ineffektivitet och har börjat stjäla tid och energi från er kärnverksamhet.
Från dubbelarbete till flyt
Företag som lyckas växa utan att fastna i administration har ofta tagit ett avgörande steg: de har samlat ekonomi och logistik i ett och samma system.
Syftet är inte att göra allt likadant, utan att låta informationen flöda automatiskt mellan processerna. När en order registreras uppdateras lagersaldot direkt, en plocklista skapas och processen avslutas med en faktura. Allt helt utan manuella mellansteg.
Det var just detta Foodpartner upplevde när de bytte system.
”Jag uppskattar verkligen att Visma Net automatiserar hela flödet. Alla steg i logistiken hänger ihop med bokföringen, och vår roll är i princip att bara säkerställa att allt stämmer.”
- Sokrates Kalenderidis, grundare, Foodpartner
Resultatet är att Foodpartner har kunnat växa med cirka 20 procent per år utan att behöva bygga ut administrationen i samma takt.
Så fungerar det i praktiken
I Visma Net är logistik och ekonomi fullt integrerade i en gemensam plattform, snarare än separata system som kopplats ihop i efterhand.
Det innebär bland annat att:
- Orderbekräftelser och fakturor skapas automatiskt
- Alla lager- och försäljningsprocesser hanteras i samma system
- Du får realtidsöverblick över lagersaldo och värden
- Systemet stödjer batcher, serienummer och hållbarhet
- Rapporter kan följas hela vägen ner till verifikation utan export
För Rig Supply, som levererar till olje- och gasindustrin, var just logistiken avgörande:
”Logistik är vår viktigaste funktion och något vi måste ha full kontroll över. Därför är det avgörande att systemet fungerar, och där är vi väldigt nöjda. Vi upptäcker dessutom ny funktionalitet hela tiden.”
- Stian Vaaland, General Manager, Rig Supply
Slutsatsen är tydlig: När systemen hänger ihop minskar tiden som läggs på administration, samtidigt som utrymmet för att utveckla affären ökar.
{{cta-2}}
