I denna rapport listas de främsta och mest kostasamma flaskhalsarna som dränerar svenska ekonomiavdelningar, och ger er verktygen för att identifiera och minimera dem i er egen verksamhet. Bland annat:
- Vilka manuella moment som sänker lönsamheten.
- Den största flaskhalsen äter upp nästan hälften av avdelningens tid.
- Processerna som skapar mest stress och ineffektivitet per månadsbasis
- Informationsglappet som tvingar er att jaga data istället för att leverera analys.
De främsta flaskhalsarna i era ekonomiprocesser
Enligt rapporter från Visma kämpar många svenska företag fortfarande med manuella processer, tidskrävande rapportering och växande kostnader. Rapporterna visar tydligt vilka specifika processer som idag agerar bromsklossar och tar mest tid i anspråk – insikter som vi i denna guide sammanfattar för att visa hur ni kan ställa om från tidskrävande administration till en mer proaktiv ekonomifunktion. Genom att belysa gapet mellan dagens manuella metoder och moderna automatiserade flöden ger vi verktygen för att identifiera och minimera de flaskhalsar som dränerar er verksamhet.
1. Fakturahantering: Den största tidstjuven
Fakturahantering har identifierats som den enskilt största flaskhalsen och står för cirka 40 % av tiden på en ekonomiavdelning. Hela 47 % uppger fakturahantering som en av de uppgifter som tar mest tid i det dagliga arbetet. Det cirkulerar enorma mängder fakturor som kräver manuell handpåläggning vid varje steg. Varje gång en människa måste öppna, läsa, kontera och skicka en faktura vidare skapas tidsspill och risk för felinmatningar.
Lösning: Implementera ett "No-touch"-flöde. Hela 40 % menar att ökad automatisering skulle göra störst nytta i just fakturahanteringsprocessen.
- Sömlös hantering: Automatisera mottagning, registrering, attestering och betalning samt återkoppling från banken. Automatisering av fakturahantering kan minska bearbetningstiden med upp till 70 % (PwC, 2022).
- Digitala robotar: Genom schemaläggning kan systemet behandla fakturor dygnet runt utan mänsklig inblandning. Automatisering av administrativa processer minskar tiden på manuella uppgifter med upp till 40 % (McKinsey, 2020).
- AI-kontering: Systemet lär sig att känna igen innehållet i en faktura och föreslår rätt kontering automatiskt. Systemstöd kan hjälpa företag att öka produktiviteten med upp till 30 % (Gartner, 2023).
2. Bokslutsarbete: Stress och övertid
Bokslutstider är ofta förknippade med hög stress och omfattande övertidsarbete. Bokslutsperioder (års-, kvartals- och månadsbokslut) kräver överlägset mest övertid, och 73 % av chefer upplever hög arbetsbelastning. Flaskhalsen uppstår när avstämningar och periodiseringar sparas till slutet av perioden, vilket skapar en enorm arbetsbörda där man ofta måste börja om manuellt från start varje gång.
Lösning: Realtidsuppföljning och periodiseringsnycklar. 26 % menar att ökad automatisering skulle göra störst nytta i just bokslutsprocessen.
- Löpande hantering: Låt systemet löpande ta hand om avstämningar och periodiseringar istället för att vänta till månadens slut. Automatisering minskar tiden för manuella administrativa uppgifter med upp till 40 %.
- Automatiska nycklar: Skapa en periodiseringsnyckel för leverantörer eller artiklar; systemet sköter sedan uppdelningen av kostnaderna automatiskt per månad eller kvartal.
3. Jakt på data: Brist på insikt
Många ekonomer "jagar data" istället för att arbeta med den. 28 % uppger rapportgenerering som en av de uppgifter som tar mest tid i det dagliga arbetet. Information är ofta utspridd i Excel-filer, mappar eller i huvudet på personal, vilket gör det omöjligt att få en samlad bild i realtid. Detta leder till att strategiska beslut fattas på gamla eller felaktiga grunder.
Lösning: Centraliserad data och AI-analys.
- Flerdimensionshantering: Använd upp till 30 olika dimensioner (t.ex. projekt, kund, region) för att automatiskt kategorisera varje krona direkt vid inmatning. Möjlighet till flerdimensionella analyser och realtidsinsikter är en avgörande framgångsfaktor.
- AI-rapportering: Beskriv vad du behöver i en mening; systemet använder AI för att omedelbart generera pivåtabeller, diagram och analyser. Automatisering av administrativa processer kan minska tiden för manuella uppgifter med upp till 40 %.
4. Bankavstämning: Det manuella glappet
Glappet mellan affärssystemet och banken skapar dubbelarbete. 28 % uppger avstämningar som en av de uppgifter som tar mest tid i det dagliga arbetet. Att manuellt logga in med bankdosa, ladda upp filer och matcha transaktioner kan ta 30 minuter om dagen – en "dold kostnad" som snabbt blir till stora summor per år.
Lösning: Direktintegration och automatisk matchning. 26 % menar att ökad automatisering skulle göra störst nytta i avstämningsprocesserna.
- Skrota bankdosan: Med direktintegration skickas betalningsförslag sömlöst till banken och återrapporteras automatiskt. Automatisering av administrativa uppgifter kan minska tidsåtgången med upp till 40 %.
- 100 % matchning: Systemet matchar automatiskt banktransaktioner mot fakturor via OCR, referensnummer och belopp. Modern systeminvestering kan öka produktiviteten med upp till 30 %.
5. Datainmatning: Silotänket
Information matas in manuellt i flera olika system för ekonomi, lager och logistik. 28 % uppger datainmatning som en av de uppgifter som tar mest tid i det dagliga arbetet. Detta "silotänk" innebär att data dubbelregistreras dag ut och dag in, vilket stjäl enormt mycket tid och ökar risken för inkonsekvent information.
Lösning: Centralisering och skalbarhet.
- Allt under ett tak: Integrera ekonomi, lager och logistik i ett och samma system så att en transaktion i en del av verksamheten omedelbart uppdaterar huvudboken. Datacentralisering möjliggör realtidsinsikter.
- Skalbar tillväxt: Ett automatiserat system hanterar ökade volymer utan att du behöver anställa fler administratörer. Automatisering av datainmatning kan leda till stora vinster i både effektivitet och noggrannhet (Visma, 2024).
Identifierar och åtgärdar ni flaskhalsarna
För att gå från strategi till verklighet rekommenderas följande konkreta steg:
1. Kartlägg era nuvarande processer
Börja med att ställa er själva de kritiska frågorna för att synliggöra de dolda kostnaderna:
- Vad lägger vi tid på idag?
- Vad kostar våra processer som det ser ut idag?
- Vilka processer kan vi jobba smartare med redan nu?
- Vad kan och bör vi automatisera?
- Vilka processer behöver vi stöd med att förbättra?
- Kom ihåg: Räkna även med den dolda kostnaden – det vill säga värdet av den tid som hade kunnat användas till tillväxt och analys istället för administration.
2. Utvärdera och uppgradera systemstödet
Ett gammalt system kan fungera som en bromskloss för hela verksamheten.
- Automatisera mera: Genom att automatisera administrativa processer kan ni minska tiden som läggs på manuella uppgifter med upp till 40 % (McKinsey, 2020).
- Datacentralisering: Sträva efter att samla all data på ett ställe. Möjligheten till flerdimensionella analyser och insikter i realtid är en avgörande framgångsfaktor.
- Investera i tillväxt: Moderna system är en nyckel för produktivitet. Forskning visar att företag som investerar i moderna system ökar sin produktivitet med upp till 30 % (Gartner, 2023).
3. Slutsats: Frigör tid för proaktiv styrning
Målet med att eliminera flaskhalsarna är att nå en proaktiv styrning. Genom att låta tekniken hantera det repetitiva arbetet kan ekonomiavdelningen skifta fokus från gårdagens siffror till framtidens tillväxt.