Ett systembyte som förenklade hela vardagen.

För att förstå hur Rofa Design har gått från pappersbaserad bokföring och splittrade system till ett sammanhållet och effektivt arbetssätt, pratade vi med CFO och systemansvarig Linda Falk. I samtalet berättar hon om resan till Visma Net – ett systembyte som har förenklat vardagen, sparat tid och skapat stabila flöden mellan ekonomi, lager, logistik och e-handel.

{{customer}}

“Vi har gått från att lägga cirka 8 timmar per vecka på löpande bokföring till 1-2 timmar.”
- Linda falk, CFO

Utmaningen – pappersbokföring och splittrade system.

Pappersbaserad ekonomi

När Linda Falk tog tag i affärssystemfrågan var bokföringen fortfarande 100% pappersbaserad i ett äldre serverbaserat system.

Varje leverantörsfaktura behövde knappas in manuellt och arkiveras i pärmar, vilket gjorde arbetet både tidskrävande och ineffektivt:

• Upp till cirka 30 pärmar per år med underlag  
• Manuell registrering av fakturor
• Svårt att göra analyser och uppföljningar, eftersom allt låg i fysiska pärmar

Med bytet till Visma Net ville Rofa Design digitalisera och effektivisera processerna. Målet var att komma bort från pärmarna – idag klarar man ett helt år med en enda pärm, och den löpande bokföringen tar cirka 15 minuter per dag.

Separat lösning för lager & logistik

Parallellt hade Rofa Design ett annat system för lagerhållning och logistik, med artikelsaldo och lagerfunktionalitet.  

Själva systemet gav stöd, men samarbetet med den tidigare partnern fungerade inte bra, vilket bidrog starkt till att man började titta på en ny helhetslösning

“Vi hade ett annat system för lager och logistik innan, med en partner där samarbetet inte funkade så bra – det var en av anledningarna till att vi började titta på nytt.” förklarar Linda.

Rofa Design ville:

• Behålla minst samma nivå på systemstöd för lager & logistik som tidigare
• Samla ekonomi, lager och logistik på en mer sammanhållen plattform
• Säkerställa stabila flöden mellan e‑handel, lager och ekonomi

{{partner}}

Implementeringen – stort systembyte med både styrkor och lärdomar

Själva implementeringen av Visma Net beskriver Linda som väl genomförd i det stora hela, särskilt med tanke på omfattningen av bytet:

“Ett systembyte av den här magnituden är stort – det kan bli hur mycket som helst. När jag reflekterar över det i efterhand så gick det jättebra.”

Det som fungerade bra var framförallt:

• Övergången av konton och saldon
• Uppsättningen av systemet
• Att projektet drevs framåt på ett strukturerat sätt

Samtidigt fanns det delar där både Rofa Design och Amesto såg förbättringspotential:

• Vissa Excel‑baserade processer identifierades initialt som möjliga att ersätta helt i systemet
• Under implementeringen visade det sig att detta inte fullt ut gick att genomföra, vilket gör att vissa Excel‑moment fortfarande finns kvar idag
• Linda menar att en ännu djupare genomlysning av interna processer hade kunnat förtydliga detta tidigare.

{{product}}

Konkreta effekter för Rofa Design.

simplifying business

Tidsbesparing i bokföringen

• Från ca 8 timmar/vecka → ca 1-2 timmar/vecka
• Löpande bokföring: ca 15 minuter om dagen

Minskad pappershantering

• Från ~30 pärmar/år → 1 pärm/år  

Bättre analys & uppföljning

• All relevant information finns samlad digitalt
• Lättare att ta fram historik, jämföra perioder och fatta beslut  

Stabilt flöde i lager & logistik

• BX‑modulen och integrationen mot e‑handel ger smidiga flöden mellan systemen
• Färre manuella handpåläggningar

“Supporten upplever jag som mycket hög kvalitet – 10 av 10. Den är både vänlig och snabb, och i de allra flesta fall får vi svar eller en lösning inom en dag.”
Linda falk, CFO

Tips till andra företag som ska byta till Visma Net

Linda lyfter fram ett tydligt huvudråd till andra företag som står inför ett systembyte:

“Mitt främsta tips är att tidigt identifiera de viktigaste och mest tidskrävande processerna i verksamheten och be leverantören tydligt visa hur just dessa kan hanteras i Visma Net. Det skapar rätt förväntningar och gör det enklare att säkerställa att systemet verkligen stödjer verksamhetens behov.”  

Hon betonar också vikten av lyhördhet och engagemang från partnern – att de verkligen försöker förstå verksamheten, inte bara sälja in ett system.

Rekommendation

Rofa Design skulle absolut rekommendera både Visma Net och Amesto Solutions till andra företag:

• Visma Net – för att det är ett välfungerande och tidsbesparande system
• Amesto Solutions – för ett partnerupplägg som särskiljer sig genom support, lyhördhet och engagemang

“Visma Net är ett välfungerande och tidsbesparande system, men det som verkligen särskiljer Amesto är deras support – snabb, tillgänglig och med ett genuint engagemang i våra frågor.”